Нужна для заверения документов, обойтись можно, но не всегда.
Вам необходимо:
- понять, нужно ли вы использовать печать
- понять, хотите ли вы использовать печать
- принять решение заказать её или не заказывать
Оттиск печати ставят вместе с подписью руководителя на разных бумагах: договорах, приказах, актах и так далее. Но если без подписей документы недействительны, то без оттиска печати иногда можно обойтись: печать — это средство дополнительной защиты (заверка подписи), и знак отличия компании вроде логотипа или фирменного шрифта. Печать в наше время можно не регистрировать, а изготовить подделку (дубликат) не составит особой сложности.
Иметь печать или нет — дело вкуса каждого бизнесмена. Если печать есть в вашей организации, и вот тогда предприниматель обязан её использовать в документообороте. Если печати нет — достаточно только подписи для заверения документов. Это в теории. На практике обойтись без печати можно, но иногда она необходима и без неё никак не обойтись.
Печать обязательна, если вы:
- Планируете выдавать клиентам квитанции вместо чеков. Для этого ваш бизнес должен иметь право работать без кассового аппарата. Так могут делать немногие: мастера по ремонту обуви, парикмахеры, репетиторы и другие индивидуальные предприниматели и ООО, которые оказывают услуги людям (но не компаниям). Квитанция об оплате — бланк строгой отчетности, такие документы недействительны без оттиска печати, так что без печати вам не обойтись.
- Собираетесь нанимать сотрудников. При увольнении сотрудника в трудовых книжках запись обязательно заверяют подписью и печатью. Скорее всего, скоро эту норму отменят, как и сами трудовые книжки. Но пока — будьте любезны.
- Невнимательны. Неведомо зачем они это делают, но некоторые компании включают в договоры пункт о том, что документ скрепляется подписями и оттисками печатей сторон. Требуйте убрать этот пункт, если хотя бы у одной из сторон нет печати, иначе документ можно признать недействительным.
- Используете корпоративный транспорт. Для оформления путевых листов печать тоже необходима.
Во всех остальных случаях вы вольны заверять документы одной лишь подписью. Но многие этого не делают из страха прослыть несолидной компанией. Нет, серьезно. Это важный пункт списка:
- Создаете имидж солидного бизнеса. Деловые люди со стажем любят костюмы на заказ, офисы A+, бизнес-класс в самолетах. И — печати. Крупные компании, особенно с советским прошлым, могут отказаться от сотрудничества со стартапом до тех пор, пока тот не обзаведется печатью. Некоторые банки, хоть это и бывает редко, не открывают счета компаниям без печати. Да, подобные правила говорят многое о клиентоориентированности и намекают, что от таких партнеров надо бежать, как Усэйн Болт. Но что делать, если другого варианта пока нет? Необходимо завести эту печать, заказав её изготовление. Стоимость изготовления — от 300 рублей.
Как заказать печать
Обратитесь в любую компанию по изготовлению печатей. Вас могут попросить показать паспорт, ИНН и регистрационные документы, но по закону это необязательно. Все данные можно переписать на лист бумаги — этого достаточно.